P@12 _ ¿Hablamos de Business Partnering?

Se habla mucho de Business Partnering en Compras (y en otras muchas funciones) y poco se hace en la práctica. Los Directores de Compras trabajan intensamente en mejorar los hardskills de sus equipos pero muchos dan por hecho de que en cuanto a Business Partnering vale con decirlo para implementarlo. Es un error.

El Business Partnering es el proceso que conduce a 2 o diversas entidades, funciones, grupos de individuos o personas a poner en común sus esfuerzos, su conocimiento, sus competencias  con el fin de crear e implementar soluciones sinergéticas para sus retos. 

Dicho de otro modo, para un comprador, significa:

-       Establecer relaciones productivas y constructivas con el Negocio, Clientes internos o stakeholders
-       Estar orientado al servicio, que no es servilismo, estando Compras y Negocio al mismo nivel en las conversaciones. Se suele mencionar la palabra de binomio entre Compras y el Negocio.
-       Entender realmente las necesidades del Negocio sin constantemente pensar en la agenda de Compras
-       Proteger los intereses del Negocio
-       Saber manejar las conversaciones delicadas
-       Actuar como un consultor o asesor
-       Comunicar sobre las oportunidades de creación de valor o soluciones disponibles para el Negocio mediante la correcta gestión y/o implicación de los proveedores
-       Ser capaz de influir sin tener real autoridad
-       Respetando algunos procesos estándares y sensatos de funcionamiento

En todos los departamentos de Compras existen grandes éxitos de Business Partnering. Uno o varios compradores han conseguido establecer relaciones de trabajo altamente productivas con una parte del Negocio y los avances en el manejo de la categoría así como en la creación de valor son espectaculares.  Sin embargo, en la gran mayoría de las empresas, siguen siendo casos puntuales.

Ante todo, la cultura del Business Partnering sólo podrá expanderse si los objetivos o los indicadores de desempeño de Compras se han ajustado. Claramente, los indicadores tradicionales de Compras entran en total conflicto con el Business Partnering y la creación de valor. Ahorros mediante precio (medio) del año anterior o mediante baseline, % del gasto cursado mediante pedidos,  % de reducción del número de proveedores,  % del gasto de compras realizado a traves del e-sourcing (especialmente subastas), cumplimiento de las reglas de licitación, cumplimiento de las reglas de creación de proveedores, etc,… enfocan el comprador hacia una gestión táctica que choca frontalmente con las intenciones y ambiciones estratégicas de Compras mediante el Business Partnering.

Segundo, es clave para el equipo de Compras entender y saber explicar la dualidad de la función:

-       Los roles de Procesos y Sistemas_Compliance, transaccional y táctico: Compras siempre tendrá como misión básica definir, gestionar y optimizar el proceso y el flujo de transacciones o pedidos así como el proceso de recepción de los productos o servicios: es una necesidad contable, financiera y legal. Compras siempre tendrá que pactar precios y mejores condiciones económicas y de servicio: es una necesidad económica básica.  Deberá aportar soluciones a las posibles incidencias de los  proveedores: es nuestro deber como función soporte. También estará bajo su responsabilidad el análisis del gasto y el manejo de los demás datos relacionados a Compras

-       El rol estratégico  de creación de valor en la cuenta de resultado tanto en el bottom line como en el top line requiere un alto nivel de colaboración con el Negocio. Compras pasa a liderar acciones, iniciativas de productividad y empieza a preguntar, retar al Negocio. Significa olvidarse por completo del primer pilar básico de Compras.

Entender y manejar esta dualidad es una tarea compleja para los propios equipos de Compras. Es aun más dificil de entender y aceptar por parte del Negocio que suele sufrir con la primera faceta de Compras.

Por eso, diseñando su organización, el jefe de Compras intentará separar las tareas entre los diferentes Perfiles de compradores. También, cuando llega el giro hacia el pilar estratégico, es primordial para el Director de Compras reajustar los objetivos del departamento.

Finalmente, el Business Partnering recoje muchos conceptos y herramientas relacionadas con el Customer Relationship Management. Es cuando tradicionalmente se dice que el “comprador debe de ser ante todo un buen vendedor”. Es un grave error pensar que, de un día para otro, un comprador puede transformarse en buen vendedor por el simple hecho de saber negociar. Las técnicas de venta o el CRM han ido evolucionando durante decenas de años. No podemos pretender que el comprador se convierta de repente en Business Partner.

Es importante formar a los compradores a las herramientas y trucos del Business Partnering:

1.- Pro-actividad en desarrollar unas relaciones productivas

Un Business Partner inicia el proceso de creación de la relación. No se queja cuando el Negocio no lo incluye al inicio y tampoco lo informa. En este caso, asume la responsabilidad de la falta de comunicación. El Business Partner sabe que tiene que generar los primeros pasos y esfuerzos en establecer el contacto y en demostrar el valor añadido que puede aportar.

También requiere un esfuerzo inicial importante cuando se trata de un Cliente Interno difícil. El Business Partner debe armarse de valor y decidir romper con el pasado y romper con la barrera de comunicación existente. Para estos casos, la preparación de los primeros encuentros es clave.

2.- Comunicar de forma profesional, con entusiasmo, seguridad y credibilidad

Para un comprador, mantener una reunión con responsable comercial poco preparado, poco motivado o poco seguro resulta ser una experiencia muy desagradable e inútil. Un comprador que intenta establecer relaciones productivas con un Cliente Interno es muy parecido a un responsable comercial que intenta captar a un cliente.

Ante todo el comprador debe demostrar entusiasmo, pasión, energía. En todo momento será muy razonable a la hora de valorar a su Cliente y reaccionará con calma a posibles puntos conflictivos. Su mensaje debe ser en todo momento claro, preciso, y enfocado hacia su cliente.

Es fundamental poder explicar de forma rápida y clara la distinción entre los diferentes ejes de Compras y los objetivos a alcanzar a nivel estratégico entre ambas partes.

El comprador debe venir con datos e información debidamente organizados que demostrarán un primer nivel de conocimiento del Cliente Interno. Aportará también referencias es decir ejemplos concretos y éxitosos que animarán al Cliente a escuchar y a participar más.

El  comprador habrá preparado a conciencia también su lista de preguntas antes de cerrar positivamente cada encuentro con los puntos acordados y los próximos pasos.

3.-  Escucha

El comprador como Business Partner debe escuchar y pensar en  el Negocio  y en cómo las decisiones o los objetivos de Compras pueden impactarlos favorable o desfavorablemente. Es la capacidad de pensar en la macro foto, en conectar diferentes aspectos, puntos de vista, necesidades, objetivos y buscar las posibles  conexiones y oportunidades.

Significa abandonar  su único punto de vista de Compras y meterse en la piel del Cliente Interno.

La realidad es que la escucha activa es algo muy difícil de conseguir. Existen algunos trucos sencillos que permiten mejorar progresivamente la capacidad de escucha:

-     Recordar el nombre de las personas que nos presenten en una reunión o encuentro y volver a repetirlo de vez en cuando a lo largo de la conversación. 

-     Quien no sabe callar no sabe escuchar: no hay nada más desagradable que cuando alguien nos interrumpe. Suele interpretarse como una falta grave de respecto. El que interrumpe no suele hacerlo con mala fe, sino que considera que ya ha escuchado lo suficiente, ya tiene claro lo que la otra persona quiere decir o lo que piensa y simplemente quiere anticiparse contestando ya. De igual manera, es recomendable evitar dar respuestas automaticas y resistirse a dar consejos. 

-     ¿A quién escuchamos más? ¿A quien habla o a nuestra vocecita interior?  Tomar conciencia de la aparición y de la fuerza de nuestra vocecita interior es el inicio para poder empezar a calmarla o acallarla mientras el interlocutor habla.

-     En el caso muy habitual de no poder acallar nuestra vocecita a veces muy testaruda, una opción muy recomendable es la de discutir con ella. De forma sistemática, lo conviniente es preguntarnos si nuestros argumentos son los buenos, preguntarnos si al final el que no tiene razón es nuestro interlocutor y por lo tanto preguntarnos si no nos estamos equivocando.

-     Con todos estos primeros pasos, lo que intentamos evaluar y desarrollar es nuestra curiosidad hacia la otra persona, y mejor aun hacia sus intereses, sus puntos de vista, sus retos, sus motivos, sus dudas, sus quejas , etc... Business Partnering y escucha activa significan querer de verdad conocer y entender lo que opina y piensa la otra persona.

-     Por lo tanto finalmente, el máximo esfuerzo a realizar consiste en prestar atención al mensaje y no tanto al mensajero. Si el mensajero te cae bien la relación se establecerá de forma más sencilla, rápida y efectiva; sin embargo como hemos comentado anteriormente, a nivel de la pro-actividad, el histórico vivido hace que a lo mejor el mensajero no nos caiga del todo bien. Si uno sigue centrándose en la persona, dificilmente podrá progresar en su proceso de escucha; el objetivo es entender el mensaje para poder despues analizarlo de forma adecuada y buscar las sinergias o las oportunidades.

 

4.- Influenciar sin autoridad

Está claro que, en muchas empresas, Compras no decide y no puede imponer su visión al Negocio quien será el responsable de tomar la decisión final. El Business Partnering pasa por influir sin autoridad es decir por tener la habilidad de ejercer cierto poder sobre los Clientes Internos para llegar conjuntamente a acuerdos, decisiones y acciones.

Existe un robusto proceso de influencia con 6 etapas claras.  A menudo, el solo proceso de análisis del mensaje y de búsqueda de sinergias y oportunidades no es suficiente para poder conseguir un acuerdo, un consenso o un compromiso por más lógico que sea la propuesta de colaboración. Eso pasa porque, detrás de las realidades objetivas del contexto laboral en cuestión, cualquier persona tiene una agenda escondida, una agenda mucho más personal: son las monedas de cambio. Para poder influir uno debe encontrar las monedas de cambio de ambas partes y manejarlas dando y tomando.

El proceso de influencia  sigue las siguientes fases:  
-     Siempre considerar al interlocutor como a un “aliado”.
-     Tener claro los objetivos y prioridades.
-     Tras estos dos primeros pasos, se puede empezar a diagnosticar el mundo del otro, y a identificar las monedas de cambio de cada parte.
-     De esta forma se podrá tratar la relación:
-     Se influencia dando y tomando, intercambiando monedas
Entender y aplicar el proceso de Influenciación sin autoridad para los equipos de Compras es clave dentro del Business Partnering

5.- Conseguir acordar una visión común y crear el plan de acción correspondiente

El Business Partnering trata de unir fuerzas, recursos, conocimientos, competencias para conseguir sinergias y lograr los retos identificados de cada uno. Por lo tanto, un comprador debe definir conjuntamente con el Negocio una visión compartida.

Conviene definir claramente las expectativas de cada uno, los roles y responsabilidades de cada parte en base a las respectivas competencias. Se trata de determinar y formalizar dónde Compras puede ayudar y complementar a lo mejor la falta de expertise del Negocio.

Se deben fijar los objetivos y concretar los planes de acción correspondientes.

Son muchos los compradores que, a la hora de pactar esta visión, estos objetivos, métodos y planes de acción, temen la reacción del Cliente Interno; y sencillamente no lo hacen y entienden que de forma informal todo está claro y que existe un buen entendimiento. Cuando en realidad no lo hay. Al poco tiempo, las cosas no progresan, los retrasos se acumulan, los malentendidos surgen, la relación se deteriora, y toda la labor realizada no da ningún fruto.

Formalizar los acuerdos conseguidos es clave dentro del proceso de Business Partnering y requiere valentía.

 

En conclusión, el Business Partnering es un proceso clave para el éxito de la función de Compras. Transformarse en Business Partners no es intuitivo. Los compradores necesitan formación, herramientas para poder progresar. ¿Listo para la transformación?